ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
A jelen Adatkezelési Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) az Ártéri Erdőbirtokossági Társulat (székhely: 5062 Kőtelek, Kossuth utca 30., cégjegyzékszám: 16-15-000015, adószám: 11508179-2-16, statisztikai számjel: 11508179-0210-135-16, képviseli: Luzsi József ügyvezető, továbbiakban: Társulat) adatkezelési tevékenységének belső szabályait tartalmazza az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK – (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet – továbbiakban: Rendelet) – illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. CXII. törvénynek (továbbiakban: Infotv.) való megfelelés céljából.
A Szabályzat megállapítása és módosítása az ügyvezető hatáskörébe tartozik.
Kelt: Budapest, 2018. 07 hó 01 napján
Luzsi József ügyvezető
Ártéri Erdőbirtokossági Társulat
TARTALOM
- FEJEZET – ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1. Bevezetés
1.2. A Szabályzat célja
1.3. A Szabályzat hatálya
1.4. Fogalom-meghatározások
- FEJEZET – AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA
2.1. Adatkezelés az érintett hozzájárulása/szerződés alapján
- FEJEZET – SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
3.1. Szerződő partnerek adatainak kezelése, nyilvántartása
3.2. Jogi személy ügyfelek, partnerek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai
- FEJEZET – MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK
4.1.Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
4.2. Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok
- FEJEZET – JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK
5.1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
5.2. Kifizetői adatkezelés
- FEJEZET – ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK
6.1. Adatbiztonsági intézkedések
- 7. FEJEZET – ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE
7.1. Az adatvédelmi incidens fogalma
7.2. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
7.3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
- FEJEZET – AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
- FEJEZET – AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE, AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI
9.1. Intézkedések az érintett kérelme alapján
- FEJEZET – ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
10.1. A Szabályzat megállapítása és módosítása
10.2. Intézkedések a szabályzat megismertetésére
MELLÉKLETEK
| 1. melléklet | Adatkérő lap személyes adatok hozzájáruláson alapuló kezeléséhez |
| 2. melléklet | Adatkezelési tájékoztató az érintett természetes személy jogairól személyes adatai kezelése vonatkozásában |
| 3. melléklet | Adatkezelési kikötés természetes személlyel kötött szerződéshez |
| 4. melléklet | Tájékoztatás jogi személy szerződő partnerek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai kezeléséhez |
| 5. melléklet | Tájékoztató munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról |
| 6. melléklet | Munkaerő-felvételi nyilvántartás mintája |
| 7. melléklet
|
Munkaszerződési kikötés az adatkezelési szabályzat megismeréséről, alkalmazásáról és titoktartási kötelezettségről |
- FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1. Bevezetés
A Társulat jelen Szabályzat elfogadásával is megerősíti azon alapelvet, hogy a működése során felmerülő bármely, természetes személyek adatával kapcsolatban felmerülő adatkezelési tevékenységet kizárólag úgy végzi, hogy az minden tekintetben megfeleljen a Rendelet és az Infotv. rendelkezéseinek.
1.2. A Szabályzat célja
1.2.1. A Szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy a Társulat természetes személyek adatainak kezelésével kapcsolatos bármely tevékenysége megfeleljen a Rendelet és az Infotv. rendelkezéseinek.
1.2.2. A Szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés Társulat általi igazolására szolgáljon.
1.3. A Szabályzat hatálya
1.3.1. A jelen Szabályzat hatálya természetes személyekre vonatkozó személyes adatok Társulat általi kezelésére terjed ki.
1.3.2. Egyéni vállalkozó, egyéni cég, esetleges őstermelő ügyfeleket e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni.
1.3.3. A Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat.
1.4. Fogalom-meghatározások
A jelen Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom-meghatározások (Rendelet (4) cikk):
- a) „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
- b) „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
- c) „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
- d) „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;
- e) „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve, hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
- f) „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
- g) „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
- h) „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
- i) „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
- j) „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
- k) „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
- l) „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
A további fogalom-meghatározásokat a Rendelet (4) cikke 13-26. alpont alatt rögzíti.
- FEJEZET
AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA
2.1. Adatkezelés szerződés alapján, kivételes esetben érintett hozzájárulásával
2.1.1. A Társulat természetes személyek adatait kizárólag szerződés teljesítésével összefüggésben (mint jogalapon) kezeli, kivételes esetben, amennyiben adatkezelésre nem szerződés megkötése érdekében kerül sor, a természetes személyek adatai kezeléséhez szükséges előzetes hozzájárulást az 1. számú melléklet szerinti tartalommal kéri a Társulat.
2.1.2. A Társulat nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez, de a partnereivel kötendő szerződések megkötéséhez elengedhetetlenül szükséges adatok hiányában a szerződési ajánlatot visszautasíthatja és az adatkezelést megszüntetheti.
2.1.3. Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
2.1.4. A Társulat a 2. számú melléklet szerinti általános adatkezelési tájékoztatóját honlapján, a www.arteriebt.hu oldalon elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. E tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.
2.1.5. A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel azt az adatkezelést törvény határozta meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ez esetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.
- FEJEZET
SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
3.1. Szerződő partnerek adatainak kezelése, nyilvántartása
3.1.1. A Társulat szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele szerződött természetes személy nevét, születési nevét, születési idejét, anyja nevét, lakcímét, adóazonosító jelét, adószámát, személyi igazolvány számát, telefonszámát, e-mail címét, honlap-címét, bankszámlaszámát, online azonosítóját. A jelen pontban megjelölt adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. A személyes adatok címzettjei: a Társulat munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó partnerei és adatfeldolgozói. A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 8 év.
3.1.2. Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, a tájékoztatás történhet a szerződésben vagy az adatkezelési tájékoztatóban. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell. A természetes személyek tájékoztatásának mintáját a Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.
3.2. Jogi személy ügyfelek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai
3.2.1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.
3.2.2. A személyes adatok kezelésének célja: a Társulat jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, jogalapja: az érintett hozzájárulása.
3.2.3. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társulat munkavállalói.
3.2.4. A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 8 évig.
3.2.5. A jogi személy ügyfél képviselőjével ismertetni kell az adatkezelés célját, jogalapját, a kezet adatok körét, címzettjét és az adatkezelés időtartamát, és a hozzájárulást a jogi személlyel kötött ügyféllel kötött szerződéshez kell mellékelni, vagy annak részévé tenni, a 4. számú melléklet szerinti szövegezéssel.
- MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK
4.1. Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
4.1.1. A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik.
4.1.2. A Társulat munkáltatói jogos érdekeinek érvényesítése (Rendelet 6. cikk (1) bekezdése f)) jogcímén munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése céljából kezeli a munkavállaló alábbi adatait:
- név,
- születési név,
- születési ideje,
- anyja neve,
- lakcíme,
- állampolgársága,
- adóazonosító jele,
- TAJ száma,
- nyugdíjas törzsszám (nyugdíjas munkavállaló esetén),
- telefonszám,
- e-mail cím,
- személyi igazolvány száma,
- lakcímet igazoló hatósági igazolvány száma,
- bankszámlaszáma,
- online azonosító (ha van),
- munkába lépésének kezdő és befejező időpontja,
- munkakör,
- iskolai végzettségét, szakképzettségét igazoló okmány másolata,
- fénykép,
- önéletrajz,
- munkabérének összege, a bérfizetéssel, egyéb juttatásaival kapcsolatos adatok,
- a munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály, illetve írásbeli hozzájárulása alapján levonandó tartozást, illetve ennek jogosultságát,
- a munkavállaló munkájának értékelése,
- a munkaviszony megszűnésének módja, indokai,
- munkakörtől függően erkölcsi bizonyítványa
- a munkaköri alkalmassági vizsgálatok összegzése,
- magán-nyugdíjpénztári és önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagság esetén a pénztár megnevezése, azonosító száma és a munkavállaló tagsági száma,
- külföldi munkavállaló esetén útlevélszám; munkavállalási jogosultságot igazoló dokumentumának megnevezését és száma,
29 munkavállalót ért balesetek jegyzőkönyveiben rögzített adatokat;
- a jóléti szolgáltatás, kereskedelmi szálláshely igénybe vételéhez szükséges adatokat;
- a Társulatnál biztonsági és vagyonvédelmi célból alkalmazott kamera és beléptető rendszer,
illetve a helymeghatározó rendszerek által rögzített adatokat.
4.1.3. Betegségre vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvben meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel.
4.1.4. A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, a Társulat munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.
4.1.5. A Társulat tulajdonosai részére csak a vezető állású munkavállalók személyes adatai továbbíthatók.
4.1.6. A személyes adatok tárolásának időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 8 év.
4.1.7. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka törvénykönyvén és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul
4.1.8. A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat 5. számú melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és a személyhez fűződő jogokról.
4.2. Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok
4.2.1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, születési ideje, helye, anyja neve, lakcím, képesítési adatok, fénykép, telefonszám, e-mail cím, a jelentkezőről készített munkáltatói feljegyzés (ha van). A jelentkezőktől a jelentkezéssel egyidejűleg hozzájárulást kell kérni személyes adataik kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti tartalommal.
4.2.2. A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az érintettet tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra.
4.2.3. Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
4.2.4. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társulatnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető, munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalók.
4.2.5. A személyes adatok tárolásának időtartama: A jelentkezés, pályázat elbírálásáig. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait törölni kell. Törölni kell annak adatait is, aki jelentkezését, pályázatát visszavonta.
4.2.6. A munkáltató csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van. Ezen hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől.
4.2.7. A munkaerő-felvételre vonatkozó nyilvántartás mintáját a Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza.
- FEJEZET
JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK
5.1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
5.1.1. A Társulat jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezelt adatok az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a alapján különösen: adószám, név, cím, adózási státusz, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a alapján: név, cím, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján: vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma, adóazonosító jel.
5.1.2. A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
5.1.3. A személyes adatok címzettjei: a Társulat adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó partnerei és adatfeldolgozói.
5.2. Kifizetői adatkezelés
5.2.1. A Társulat jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 7.§ 31.) kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy természetes személyazonosító adatait (ideértve az előző nevet és a titulust is), nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, a Társulat kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljésítés (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.
5.2.2. A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
5.2.3. A személyes adatok címzettjei: a Társulat adózási, bérszámfejtési, társadalombiztosítási (kifizetői) feladatait ellátó partnerei és adatfeldolgozói.
- FEJEZET
ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK
6.1. Adatbiztonsági intézkedések
6.1.1. A Társulat valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv. érvényre juttatásához szükségesek.
6.1.2. Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen. A Társulat adatokat papír alapon (elzárt helyen) és számítógépeken tárol, a tárolt adatok heti rendszerességgel külső tárhelyen mentésre kerülnek
6.1.3. A Társulat a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A személyes adatokhoz való hozzáférést a Társulat korlátozza.
6.1.4. A Társulat az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.
6.1.5. A Társulat az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.
6.1.6. A Társulat a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.
6.1.7. A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.
6.1.8. A Társulat biztosítja az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.
- FEJEZET
ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE
7.1. Az adatvédelmi incidens fogalma
7.1.1. Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi (Rendelet 4. cikk 12.).
7.1.2. A leggyakoribb incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyféllisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.
7.2. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
7.2.1. Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Társulat vezetőjének feladata.
7.2.2. Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.
7.2.3. Amennyiben a Társulat ellenőrzésre jogosult munkavállalói a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteniük kell a Társulat vezetőjét.
7.2.4. A Társulat munkavállalói kötelesek jelenteni a Társulat vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek.
7.2.5. Adatvédelmi incidens bejelenthető a Társulat központi e-mail címén, telefonszámán, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket.
7.2.6. Adatvédelmi incidens bejelentése esetén a Társulat vezetője haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó. Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:
- az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,
- az incidens leírását, körülményeit, hatásait,
- az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát,
- a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,
- az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,
- a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.
7.2.7. Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni, el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.
7.3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
7.3.1. Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:
- a) az érintett személyes adatok körét,
- b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,
- c) az adatvédelmi incidens időpontját,
- d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,
- e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,
- f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.
7.3.2. A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni.
- FEJEZET
AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
Előzetes tájékozódáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon.
(Rendelet 13-14. cikk)
Az érintett hozzáférési joga
Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a Rendeletben meghatározott kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon. (Rendelet 15. cikk).
A helyesbítéshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését. (Rendelet 16. cikk).
A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha a Rendeletben meghatározott indokok valamelyike fennáll. (Rendelet 17. cikk)
Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha a rendeltben meghatározott feltételek teljesülnek. (Rendelet 18. cikk)
A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatja e címzettekről. (Rendelet 19. cikk)
Az adathordozhatósághoz való jog
A Rendeletben írt feltételekkel az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta. (Rendelet 20. cikk)
A tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének e) pontján (az adatkezelés közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges) vagy f) pontján (az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükség. (Rendelet 21. cikk)
Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. (Rendelet 22. cikk)
Korlátozások
Az Adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja a 12–22. cikkben és a 34. cikkben foglalt, valamint a 12–22. cikkben meghatározott jogokkal és kötelezettségekkel összhangban (Rendelet 23. cikk).
Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.
(Rendelet 34. cikk)
A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog)
Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban –, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a Rendeletet. (Rendelet 77. cikk)
A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
Minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben, vagy ha a felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről. (Rendelet 78. cikk)
Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog
Minden érintett hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait. (Rendelet 79. cikk)
- FEJEZET
AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE,
AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI
9.1. Intézkedések az érintett kérelme alapján
9.1.1. A Társulat, mint adatkezelő (Adatkezelő) indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.
9.1.2. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
9.1.3. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
9.1.4. Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
9.1.5. A Társulat, mint Adatkezelő a Rendelet 13. és 14. cikk szerinti információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást (Rendelt 15-22. és 34. cikk) és intézkedést díjmentesen biztosítja. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli.
9.1.6. Ha a Társulatnak, mint Adatkezelőnek megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.
- FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
10.1. A Szabályzat megállapítása és módosítása
A Szabályzat megállapítására és módosítására a Társulat ügyvezetője jogosult.
10.2. Intézkedések a szabályzat megismertetése
E Szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni a Társulat valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége. A munkaszerződési kikötés mintáját jelen szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza.